Die Organisation Deiner Ausstellung

Du planst Deine erste eigene Ausstellung und möchtest bei den Vorbereitungen natürlich nichts falsch machen.

Denn nachdem Du eine Möglichkeit gefunden hast, Deine eigenen Bilder auszustellen und sich die erste Aufregung über die Ausstellungszusage gelegt hat, fragst Du Dich sicher:

Woran muss ich denken, wenn ich eine eigene Ausstellung vorbereiten will?

Ja, es gibt eine Menge Dinge, die man auf dem Zettel haben sollte, wenn man eine Ausstellung selbst organisiert. Das sind konzeptionelle Entscheidungen, Marketing und natürlich auch ganz praktische Sachen.

Daher lohnt es, sich vorab ein paar Gedanken zu machen, damit alles gut klappt mit der Planung einer Ausstellung.

In diesem Artikel bekommst Du dafür eine Menge Tipps.

Warum eine gute Ausstellungsplanung so wichtig ist

Eine eigene Ausstellung – auch wenn sie noch so klein ist – ist ein Schritt in die Sichtbarkeit. Sowohl Deiner Bilder als auch für Dich als Künstler. Daher lohnt es sich, die eigene Austellung gut zu planen, damit am Ende alle zufrieden damit sind.

Ich selber stelle schon viele Jahre in sehr verschiedenen Locations aus. Bei der Vorbereitung der ersten Ausstellung war mir gar nicht klar, was man alles bedenken sollte. Aber mit der Zeit bekam ich immer mehr Routine und profitierte von meinen Erfahrungen. So ist es mir auch möglich, mehrere Ausstellungen parallel laufen zu haben oder direkt nacheinander an verschiedenen Orten auszustellen.

Mit einer guten Vorbereitung machen wir es uns leichter, aber auch den Menschen, in deren Räumen wir ausstellen. Aus eigener Erfahrung weiß ich, dass dann ein guter Draht entsteht und man dort gerne wieder ausstellen kann und möchte!

Wann sollte man mit der Vorbereitung einer Ausstellung beginnen?

Wenn der Ausstellungstermin noch in weiter Ferne liegt, also beispielsweise erst in 2 Jahren, musst Du natürlich nicht sofort loslegen und die Ausstellung bis ins Detail planen. Dann reicht es, den Termin vom Ausstellungsbeginn zu notieren und auch einen Termin im Kalender einzutragen, wann man mit den Vorbereitungen starten sollte. Damit beginnt man am besten ein paar Monate bevor die Ausstellung beginnt.

Wenn es soweit ist, macht es Sinn, nochmal mit der Person, mit der Du die Ausstellung vereinbart hast, in Kontakt zu treten. Je nachdem wo Du ausstellst also mit dem Ladenbesitzer oder der Cafebesitzerin oder der Buchhändlerin etc. (ich bleibe im weiteren Text beim Begriff „Laden“). 

Das sollte man unbedingt machen, um sicher zu gehen, dass es mit dem Termin wie vereinbart klappt. Außerdem können sich im Laufe der Zeit einige Dinge ändern.

Ausstellungsräume begutachten

Daher ist es auch sinnvoll sich vorher nochmal einen aktuellen Eindruck von den Ausstellungsräumen vor Ort zu machen. Der Laden kann inzwischen renoviert, die Wände anders gestrichen oder das Mobiliar umgestellt sein.

Mach Dir auch eine kleine Skizze von dem Laden und Fotos zur Erinnerung. Notiere Dir in der Skizze auch Dinge, die fest an der Wand installiert sind und mit denen Deine Bilder ins Gehege kommen könnten, also z.B. Heizung, Feuerlöscher, Rohre, Regale, Steckdosen etc. Es lohnt sich auch, die Wände auszumessen, um besser planen zu können.

Überprüfe auch die Lichtsituation vor Ort und welche Möglichkeiten Du mit Licht hast. Denn Bilder im Dunkeln kann man vergessen!

Wenn Du die aktuelle Raumsituation gesehen hast, kannst Du besser entscheiden: Welche Bilder möchtest Du wo aufhängen? Es ist sinnvoll, nicht zu viele Bilder zu nehmen, die Wände wirken sonst leicht zugebaut. Es kann natürlich auch ein Ausstellungskonzept sein, Bilder wie bei einer Salonhängung dicht an dicht aufzuhängen.

Aus eigener schmerzlicher Erfahung empfehle ich, „Mitnahmemöglichkeit“ von Bildern zu vermeiden. Also keine Bilder im Eingangsbereich aufzuhängen oder zumindest vermeiden, dort sehr kleine Bilder auszustellen.

Mit guter Vorbereitung wird das Aufhängen der Bilder für die Austellung ganz entspannt

Ausstellungsplanung in Absprache mit den Inhabern

Vereinbare rechtzeitig die Termine mit dem Ladeninhaber, insbesondere den Termin zum Aufhängen der Bilder. Bei dem Aufhängen der Bilder haben die Läden meist ihre Wunschzeiten: wenn noch nicht viel los ist oder vor bzw. nach der regulären Öffnungszeit. Andere machen es bei laufendem Betrieb.

Und denke unbedingt auch an den Termin zum Abhängen der Bilder!

Bespreche mit dem Inhaber den Ablauf der Vorbereitungen und insbesondere beim Aufhängen der Bilder, damit es nicht zu Überraschungen kommt. Eine Cafebesitzerin, bei der ich vor einigen Jahren ausstellte, nutze den jeweiligen Bilderwechsel um groß Reine zu machen und alle Möbel abzurücken! Auch ohne Großputz sollte für das Aufhängen der Bilder ausreichend Zeit eingeplant werden.

Kläre auch, ob Interessenten ein Bild über den Ladeninhaber kaufen und gleich mitnehmen können oder ob der Verkauf nur über Dich abläuft. Spreche auch über die Versicherung der Bilder. Aber lass Dich nicht stressen, wenn die Bilder nicht versichert sind.

Stimme mit dem Inhaber im Vorwege weitere offene Punkte ab, auch ganz praktische:

• Welche Aufhängungsmöglichkeiten sind vorhanden?
• Gibt es eine Galerieleiste?
• Darfst Du Nägel in die Wände schlagen oder etwas ankleben?
• Brauchst Du eine Leiter, ist die vorhanden?
• Wieviele Bilder kannst Du aufhängen?

Optional: eine Ausstellungseröffnung

Wenn Du eine Vernissage machen möchtest, ist die Bandbreite an Vorbereitungen recht groß. Darauf gehe ich hier nicht im Detail ein, denn die Organisation ist stark von der Location abhängig.

Generell solltest Du mit dem Inhaber vorab besprechen, ob eine Vernissage gewünscht ist. Und wenn ja, wie der Ablauf ist, ob Du Getränke mitbringen sollst, ob die zur Verfügung gestellt werden oder ob die vor Ort gekauft werden müssen, das ist z.B. in Cafes üblich. Also Tacheles reden: wer zahlt was.

Einladung zur Ausstellung

Wenn Du eine eigene Ausstellung planst, gehört auch ein klein bisschen Marketing dazu.

Erzähle also der Welt von Deiner Ausstellung! Denn nur dann wissen die Menschen auch, dass Du eine Ausstellung planst und sie sich die Bilder ansehen können.

Bereite daher einen Flyer für Deine Ausstellung vor, um dafür zu werben. Du kannst Dir dazu auch einen Ausstellungstitel oder ein Thema überlegen, das zu den Bildern passt, die Du zeigen möchtest.

Auf der Ausstellungskarte sollten folgende Informationen stehen:

• Dein Name – wenn Du mit mehreren Leuten ausstellst natürlich die Namen aller Ausstellenden
• was es zu sehen gibt – das kann der Titel sein, aber auch die Art der Kunstwerke
• sofern eine Vernissage vorgesehen ist, das Datum und die Uhrzeit
• Öffnungszeiten der Ausstellung
• Adresse des Ausstellungsortes
• ein oder mehrere Bilder, um einen Eindruck zu bekommen
• ggf. Kontaktdaten und Deine Webseite

Der Karte entsprechend kannst Du auch ein Ausstellungsplakat machen. Bevor Du das vorbereitest, überlege, ob Du überhaupt Möglichkeiten hast, an geeigneten Orten solche Plakate aufzuhängen.

Frage auch nach, ob Du im Schaufenster des Ladens schon vorab ein Ausstellungsplakat aushängen und dort die Ausstellungsflyer auslegen darfst. In manchen Ausstellungslocations wird Deine Ausstellung auch auf der Webseite als Termin angekündigt. Schau einfach auf die Webseite!

Und natürlich solltest Du Deine Ausstellung auch rechtzeitig auf Deiner Kunst-Webseite ankündigen, wenn Du eine hast und auch in den sozialen Medien posten (auch wenn Du Dich sonst scheust, Deine Bilder in den sozialen Medien zu zeigen).

Es gibt zusätzliche Möglichkeiten, Ausstellungen im Internet zu publizieren. Für die Hamburger Region gibt es mit Kulturlotse eine Plattform, um auf kostenlose kulturelle Veranstaltungen aufmerksam zu machen. Schau einfach in Deiner Region, wo Du Deine geplante Ausstellung bekannt machen kannst.

Und lade auch die Menschen ein, die Du bei Deiner Kunstausstellung gerne sehen möchtest und sende ihnen Deine Ausstellungskarte per Post mit einem persönlichen Gruß.

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Denn auch als unbekannter Künstler oder Künstlerin kannst Du Deine eigenen Bilder ausstellen.

In 3 Schritten zur eigenen Ausstellung

Du erfährst mehr über die 3 wichtigsten Phasen vom Ausstellungswunsch bis Deine Bilder in den Austellungsräumen an den Wänden hängen. 

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Ja, ich will  die Infos zur eigenen Ausstellung

Mit der Anmeldung erhältst Du zusätzlich einmal pro Monat die kostenfreie artilda Malpost. Darin gibt es eine Kreativanregung zum Skizzieren, Zeichnen oder Malen. Wenn ich aktuelle Termine oder Angbote habe, teile ich sie in der Malpost. Du kannst dich jederzeit mit einem Klick von der Malpost wieder abmelden. Hier bekommst du alle Hinweise zum Datenschutz.

Bilderschilder und Preisliste zur Ausstellung

Überlege Dir im Rahmen Deiner Planung, ob Du Deine Bilder auch verkaufen möchtest oder nicht. Nimm Dir Zeit, die Preise für die Bilder, die Du ausstellen willst, festzulegen.

Erstelle eine Preisliste und daraus dann die Bilderschilder (z.B. Titel, Material, Preis, Entstehungsjahr, Dein Name). Die Schilder kann man gut auf etwas festerem Papier ausdrucken und mit Platz zum Rand schneiden. So lassen sich Schilder noch an den Bilderrand kleben. Mit einem Klebestreifen hinter dem Bild und hinter dem Schild lässt es sich einfach befestigen.

Sofern Du keine Schilder oder keine Preise direkt an den Bildern zeigen möchtest, hilft den Ausstellungsbesuchern auch eine Preisliste. Dafür sollten die Bilder jeweils mit einer Nummer gekennzeichnet sein, die auch auf der Liste auftaucht. Bedenke auch, dass viele Ladeninhaber keinen Platz haben, um einen Stapel Preislisten für eine Ausstellung auszulegen. Dann reicht ein Exemplar, das sie bei Bedarf aus der Schublade ziehen. Manche Inhaber versichern die Bilder auch und brauchen so eine Preisliste daher vorab von Dir.

Mein Tipp: Auch für Dich ist so eine Preisliste zur Dokumentation Deiner Ausstellung hilfreich. So weißt Du auch später noch, wann und wo Du welche Bilder ausgestellt hast und zu welchem Preis. Das ist eine gute Basis für die nächste Ausstellung!

Optional: Deine Vita

Es bietet sich an, eine Vita von sich zu erstellen. Es können dort Fakten über Dich stehen, aber auch Dein Motto oder was Dir wichtig ist. Und unbedingt ein Foto von Dir platzieren, denn ein bisschen mehr Mensch zu den Bildern schadet nicht! Denke auch an Deine Kontaktdaten auf der Vita.

Sofern es zu dem Laden passt, hängst Du diese Vita beispielsweise in einem A5 Rahmen auf. Ansonsten enfach auf der Rückseite der Preisliste ausdrucken.

Denke auch daran, Visitenkarten, Postkarten oder weitere Flyer von Dir auszulegen, wenn das vor Ort möglich ist. Vielleicht hast Du auch einen kleinen Katalog Deiner Bilder, den Du auslegen möchtest.

Verschiedenes Material, das Du zur Ausstellung vorbereiten kannst: Karte, Preisliste, Bilderschilder, Vita

Der Tag des Bilderaufhängens rückt näher

Bei der Vorbereitung einer eigenen Ausstellung ist eine Sache extrem wichtig: Bereite die Bilder so vor, dass Du sie entsprechend der Situation vor Ort aufhängen kannst. Es kommt nicht gut, wenn man erst im Laden damit beginnt, seine Bilder einzurahmen oder Passepartouts zu schneiden …

Zu den Vorbereitungen gehört auch Folgendes:

• Deine Bilder signieren, zumindest auf der Rückseite oder sie auf der Rückseite mit einem Schild oder Stempel versehen.
• Eine Aufhängungsvorrichtung an den Bildern befestigen, die zu den Aufhängungsmöglichkeiten des Ladens passt.

Lieber 2-3 Bilder mehr vorbereiten und mitnehmen als nötig.

Gegebenenfalls einen Transport der Bilder organisieren. Es ist aber auch ein Erlebnis, mit den Bildern per ÖPNV oder während des Bahn-Streiks unterwegs zu sein …

Mitnehmen: Werkzeug, Schnur, Schere, Tesa, Pflaster.

Mein Tipp:
Hänge keine Bilder auf, die Du nicht wirklich zeigen möchtest, nur damit irgendein Bild an der Wand hängt.

Bereite die Bilderaufhängung rechtzeitig vor.

Es ist geschafft! Deine Bilder hängen an den Wänden

Vor Ort am besten alle Bilder auspacken und an die Plätze stellen wo sie hängen sollen. Hänge dann zunächst die Bilder auf, bei denen Du Dir sicher bist, dass der Platz passt.

Es ist ein gutes Gefühl wenn schon mal ein Bild hängt!

Hänge keine Bilder auf, die Du nicht wirklich zeigen möchtest, nur damit irgendein Bild an der Wand hängt. Eine weiße Wand ist besser als ein halbherziges Bild.

Und erst wenn alle Bilder hängen, bringst Du die Bilderschilder an. Dann die Bilder noch gerade ausrichten und eventuell das Licht für die Bilder ausrichten.

Nicht vergessen: Mache Fotos zwecks Dokumentation und für Deine Social Media Kanäle.

Du hast es geschafft: Geniesse diesen Moment, denn nach all den Vorbereitungen ist jetzt Deine Bilderausstellung fertig!

Ausstellung organisieren Checkliste

Um die verschiedenen Sachen nicht zu vergessen, sind hier nochmal die wichtigsten Aspekte für die Organisation und Vorbereitung Deiner Ausstellung:

• Ausstellungsort begutachen
• Absprachen mit Ansprechpartnern vor Ort zu Terminen, Aufhängen der Bilder, Verantwortlichkeiten
• Planung der Bilder, die ausgestellt werden
• Bildaufhängung vorbereiten
• Bilderschilder und Preisliste erstellen
• Ausstellung bekannt machen: Flyer, Plakat, Social Media

Ich wünsche Dir viel Spaß mit den Ausstellungsvorbereitungen und viel Erfolg bei Deiner 1. Ausstellung.

Hinweis: Dieser Beitrag wurde erstmals am 9. Dezember 2015 veröffentlicht und zuletzt im November 2023 aktualisiert und ergänzt.

Eva Peters

Ich bin Eva Peters, freie Künstlerin, Kreative und Autorin des Kartensets Sommermalzeit. Und ich möchte Dich mit artilda gerne in Deiner Kreativität und in Deinen Gestaltungsmöglichkeiten ermuntern.